会計ソフトの有効利用

会計ソフトの有効利用

1.会計ソフトの進化に会社が遅れを取っていませんか?

最近の会計ソフトには、どこの会社でも利用できる便利な機能が標準でついています。
すこしの知恵を加えただけで大きな効果がでる便利な機能です。

具体的には取引パターンの設定と入力準備作業を見直すことで、仕訳入力時間を大きく短縮とさせるとともに、簿記の知識がない社員にも仕訳が入力できるようになります。

クラウド型の会計ソフトなら、預金からの取込から仕訳までほぼ自動で完了します。

  便利な機能を使いこなしましょう

2.振替伝票を書いて入力しない!

会計ソフトに仕訳を入力しているのであれば、振替伝票は必要ありません。
振替伝票を書いてから入力するのは二度手間以外のなにものでもありません。

通帳や経費精算書、請求書等の原票をもとに入力すれば時間が短縮されることは明らかです。

法人税法で義務付けられている帳簿は原則として、総勘定元帳と仕訳帳です。
多くの会社では、振替伝票を綴じたものをこの仕訳帳の代わりにしていますが、もちろんそれが手書きでなければならないということはありませんし、振替伝票の形式で1枚ずつ保管しておく必要もありません。

そこで会計ソフトを導入していれば帳簿はいつでも印刷できますので、決算完了後に、総勘定元帳と仕訳帳を1年分印刷しておけばいいわけです。

印刷した元帳や仕訳帳は、基本的に税務調査のときにしか見られませんので、科目のインデックスなどつけて、きれいに製本する価値はありません。

  期末に元帳と仕訳帳を印刷するだけで十分です。

3.取引パターンを登録する

会計ソフトは便利な道具ですが、インストールしただけでは、素人には使いこなせません。
でも設定さえしっかりやってあげれば、経理のプロと同じ仕事ができるようになるのです。
設定と言ってもやることは「毎月発生する全ての取引に名前をつける」ことだけです。

入力時は勘定科目も摘要欄も、登録されているものをそのまま使いますので、金額以外の入力が必要ありません。
取引名をクリックして金額を入力するだけです。

毎月の支払や売上などの定例的なものから複合仕訳や年1回の取引まで全て登録することがポイントです。

また、名前は一目で分かるように、例えば通帳を見ながらすぐに探せるような「月末トウキョウデンリョク」などの名前にします。

  仕訳を憶えるのは会計ソフトに任せましょう

4.債権・債務の管理

売掛金や買掛金の管理は、取引件数が増えると、その作業が非常に時間がかかります。

件数が多い場合は販売管理等の業務管理ソフトを使ったほうが効率的ですが、数十社程度であれば会計ソフトで十分管理できます。

売掛金、買掛金科目について、取引先ごとに補助科目を設定します。
そしてこの補助科目を使用して仕訳を入力することで、取引先別の管理表を作成することができます。
これにより未回収残高の確認が簡単にできるようになります。

  補助元帳をEXCELで作成するのは時間の無駄です。