証憑類の整理

領収書や請求書の整理に時間をかけない!

1.キレイに貼ってある領収書に満足ですか?

経理業務に関するほぼ全ての本に「領収書は分類してキレイに貼ってあとで見るときにわかりやすくしましょう」と書いてあります。

それでは社内の人がそのキレイに貼ってある領収書を見直すことがどの程度ありますか?
ほとんどないでしょう。
見るのは、会計事務所か税務署くらいです。

つまり経理社員は、会計事務所や税務署のために、領収書を見やすくキレイに貼ってあげていることになります。

もちろん領収書が見やすく整理されていると、会計事務所はチェックしやすいですし、税務調査においても、調査官の印象も確かに悪くありません。

でも、それ以上に会社にとってメリットはないでしょう。
領収書はあくまでも証拠書類に過ぎないのですから、いくらキレイになれべてもそれ以上の価値はないのです。

  領収書は、どこにファイルされているかが明らかであれば問題ありません。

2.ファイリングはシンプルに

経理書類の分類方法は会社によってもさまざまですが、一般的には業者別や内容(科目)別などでファイルを分けて保存している会社が多いようです。

分類は「あとで探しやすい」という基準で最も効率的な方法を検討して行われているようですが、かかった手間の割にはあとで探して使用する機会はほとんどないようです。

そこで合理化するうえで、書類の整理もシンプルに変えていきます。
まず「支払明細書ファイル」を作成します。

支払関係の書類は、請求書、領収書(経費精算書)、税金や社会保険料の納付書など全てこのファイルに綴じ込んでいきます。

人間の脳は時間的な記録力には優れているので、分類せず時間順に並べて保存して行くことが最も効率的です。

  経理書類の分類はムダです。