経費精算のルール変更

経費精算ルールの変更

1.経費精算のタイミング

小口現金が廃止されたら当然ですが、社員は立替えた経費の精算を随時してもらえなくなります。

そこで、立替経費精算については「月に1度経費精算書を提出してもらい、給与と一緒に振り込む」というルールに変更します。

ここで大事なことは会社のルールとして社員へ通知することと、例外を作らないことです。
当然、申請日までに間に合わない場合は翌月まわしになることを周知徹底してください。

社員に無理を言えばなんとかなると思われてしまうとイレギュラーな作業が増え、せっかく実施した合理化効果が薄れてしまいます。

  経費精算は月に1回だけ!

2.経費科目の判断

会社の経理処理で使用する勘定科目は、決算書を外部の人がみてわかるように基本的なルールが決められています。

基本的なルールを冒すことはできませんが、経費科目名などは会社で自由に決めて問題ありません。

はっきり言って100円のボールペンを買って「事務用品費」にするか「消耗品費」にするか「雑費」にするかを悩むのは時間の無駄です。

そこで取引金額が小さい金額はできるだけ統合してしまい、社員でも科目判断ができるように科目一覧表を作成します。

経費精算の時は科目一覧表を見ながら社員に科目毎に集計してから申請してもらうようにします。

実は科目判断を経理が行うと本人に確認しないと分からないことが多くあり、逆に作業が増えてしまったりするのです。

  社員に経費科目の判断と集計をやってもらいましょう!

3.経費精算の会計処理

経費精算が1ヶ月分まとまったら、会計処理もまとめてやると効果が倍になります。

これまでは精算の都度記帳していたものを、月に1度の精算になればまとめて1仕訳で会計処理することができるのです。

まとめて計上と言うと「税務調査で問題になりませんか?」と質問を受けますが、法人税法上も少額の経費については科目毎にその日(この場合は振込日)の合計額で計上してよいと記載されています。

尚、消費税の課税仕入の要件を満たすには
「いつ、誰に対して、何にいくら払ったか?」
を記載することとなっていますが、こちらも必ずしも帳簿に記載する必要はないので経費精算申請書を保存しておけば問題ありません。

  少額経費の仕訳も月1回に!